Payroll

El módulo permite una eficiente y poderosa administración de la nómina de personal de la organización. Incorpora la experiencia de más de 15 años de nuestro equipo en software de liquidación de sueldos y el feedback  de nuestros clientes, para lograr un módulo más poderoso y flexible,  pero a la vez más amigable y fácil de usar. El sistema  ha sido implementado exitosamente en países e industrias con altos  niveles de complejidad en la gestión de su nómina, como por ejemplo  industria farmacéutica, construcción, metalúrgica y de consumo masivo.

Gestión de Contratos

Un concepto central del módulo es el de Contrato de Trabajo,  diferenciándolo de la Persona física. Una Persona puede tener uno o  varios Contratos con la empresa. Los contratos pueden ser para el mismo  régimen de aportación o diferentes (Industria y Comercio, Construcción,  Rural, etc.).

En el Contrato es donde se centraliza toda la información relativa, a la relación de la persona con la empresa, entre ellos:

• Régimen (Industria y Comercio, Construcción, etc.). Acumulación laboral.

• Tipo de Contrato. Configurable por los administradores, determina qué descuentos legales aplican.

• Fechas de ingreso (real, BPS, reconocimiento de antigüedad).

• Forma de pago (mensual/jornalero), cantidad de horas, horas por día, pesos o dólares.

• Datos bancarios para el pago (banco que realizará el giro, banco que lo recibirá, tipo de cuenta, etc.).

• Datos de registro para Historia Laboral.

• Datos familiares para deducciones de IRPF.

• Otras deducciones para IRPF.

• Conceptos fijos de Haberes.

• Conceptos fijos de Descuentos (retenciones).  Distintos tipo de retenciones por persona, con diversas formas de  cálculo: % sobre nominal, % sobre líquido, valor fijo, horas, BPC's,  etc.

• Incentivos. El sub módulo de Incentivos permite  el cálculo de los mismos, indicando la base de cálculo (sueldo actual,  sueldo de determinado mes del año, laudo o categoría), el mes que se  debe cobrar y el % del incentivo obtenido por cada colaborador. Una vez  definidos los parámetros, el único dato que precisa el sistema es el  porcentaje obtenido, para poder incluirlo en la liquidación del mes que  corresponda.

• Provisiones a aplicar.

• Beneficios no monetarios.

Descuentos legales

El sistema registra los descuentos legales para cada  régimen de aportación, que se calculan por Contrato, además de los  descuentos personales como el IRPF, que se acumulan a  nivel de la persona. Podemos definir cuales Tipos de Contrato están  considerados para cada descuento legal, así como el % de gravamen para  cada concepto de Haber (empleado y patronal). Esto proporciona una  estructura muy flexible, adaptable a casos particulares (construcción,  extranjeros, etc.) y posibles cambios a futuro.

Novedades

El sistema permite el ingreso de Novedades (horas u  otros conceptos a liquidar), indicando el código de haber, centro de  costos e imputación contable para cada una de ellas. Se pueden ingresar  manualmente, provenir del Módulo de Gestión de Tiempos (Reloj), o de  otras fuentes a través de Web Services.

Liquidaciones de Sueldos y Jornales

Las liquidaciones constituyen la unidad de  procesamiento del sistema. Para cada liquidación podemos definir los  contratos a liquidar (nómina); el tipo de liquidación (quincenal o  mensual, aguinaldo, licencias, salarios vacacionales, egresos, etc.), y  los haberes y descuentos a procesar. Los haberes a liquidar se pueden  importar desde el archivo de Novedades, importarse de archivos planos  (csv) o ingresarse manualmente, al igual que los descuentos. Los  conceptos fijos, tanto de haberes como de descuentos son considerados en  las liquidaciones, eliminando el ingreso de datos al mínimo. Si se  utiliza en conjunto con el Módulo de Licencias y Ausencias, los días de  licencia que se deben pagar son tomados automáticamente del mismo, de lo  contrario se pueden ingresar. Se puede liquidar y retomar  individualmente a cada persona dentro de una liquidación o hacerlo en  conjunto.

Imputación Contable (Centros de Costos)

Todos los haberes registrados en el sistema, tanto los  personales como los aportes patronales, son imputados contablemente de  acuerdo a un rubro y un centro de costos. Cada contrato laboral está  asociado a un centro de costos por defecto, pero la misma persona  (contrato) puede registrar haberes en distintos centros de costos en la  misma liquidación. La conjunción del rubro contable, definido a nivel  del concepto de haber y el centro de costos (definido en el contrato por  defecto o ingresado específicamente) forman la imputación contable.

Una vez registrada esta contabilización, el sistema  luego realiza todos los cálculos en función de la misma. Por ejemplo, si  en una liquidación un empleado registra haberes en tres centros de  costos diferentes, los aportes patronales se repartirán  proporcionalmente a los mismos, y posteriormente, los aguinaldos y  licencias generadas sobre los mismos haberes también mantendrán dicha  proporción.

Informes

El sistema posee un set de poderosos reportes, la mayoría de ellos con capacidades de drill-down, para brindar la información analítica necesaria, tanto a nivel de remuneraciones, como de costos laborales. También tiene las salidas necesarias para interactuar con Nómina BPS, Bancos y demás entidades.

Además de estos reportes predefinidos, Engage permite  generar consultas en la base de datos, las cuales son invocadas desde el  sistema, haciendo así que la capacidad de construir reportes y/o interfaces de salida hacia otros sistemas, sea casi infinita. Un caso particular de estas, son las salidas para la generación de asientos contables.

Formatos de salida para BPS y Bancos.  El módulo proporciona las interfaces para el envío de nóminas y  deducciones al BPS. También genera los archivos de salida, para  distintos bancos de plaza para el pago de nómina.